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'30분 회의' (2015.정찬우)
 회의 잘하는 법! ‘30분 회의’리더는 입 다물고, 회의록 공유하라. &nbs

취업준비

등록일 2015.01.12 249회 조회
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취업전략리포트
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'30분 회의' (2015.정찬우)

 

회의 잘하는 법! ‘30분 회의’

리더는 입 다물고, 회의록 공유하라.


 

 

‘월요병’만큼이나 직장인들을 괴롭히는 것이 있다. 바로 ‘회의’다. 오죽하면 ‘회의 하다가 회의를 느낀다’는 우스개 소리도 나왔을까? 하지만 ‘시간 낭비’라는 인식과는 달리 ‘평균 업무 시간의 40%’나 차지한다는 통계가 있다. 우리는 그만큼 회의하는데 시간을 많이 보낸다.

 

‘피할 수 없으면 즐겨라’는 말이 생각난다. 어차피 할거면 잘해야 한다. 회의에도 기술이 있다면 당장 배우고 싶은 이유다. 그런 사람들을 위해 회의 잘 하는 법에 관한 책이 나와 화제다. ‘업무의 50%를 줄여주는 혁신적 회의법’이라는 부재의 책이다. 신간 <30분 회의>(라온북,2015)는 성과를 내는 회의 방법을 알려준다.

 

저자는 삼성전자 주재원을 비롯해 대기업에서 변화, 혁신 업무를 담당했다. 그 경험과 노하우를 바탕으로 기업의 성과를 지도하는 컨설턴트로 활동하고 있다. 실무에서 검증된 회의 프로세스를 만들어 책으로 엮었다. 회의 시간을 30분으로 하라는 것 외에도 다양한 ‘회의법’을 전수한다.

 

회의를 제대로 활용하지 못하는 조직이라면 리더의 불찰이 크다. 회의 운영에 관한 대부분의 결정은 리더의 몫이기 때문이다. 따라서 리더 없이 하는 회의는 성과를 기대하기 힘들다. 하지만 리더가 너무 나서서 망치는 경우도 많다. 저자는 이에 대해 다음과 같이 조언한다. 리더의 태도가 회의 성패를 좌우한다.

 

“회의를 할 때 리더는 가급적 자신의 의견 제시를 자제해야 한다. 리더가 의견 제시를 하기 시작하면 다른 참석자들은 그 의견에 크게 영향을 받을 수밖에 없고, 결과적으로는 결론이 객관화되기 어려워진다. 대체로 상급자인 리더가 말을 많이 하기 시작하면 다른 참석자들은 위축되어 아이디어가 있어도 말을 하지 않게 된다.” 87쪽

 

저자에 따르면 회의록은 상점의 장부와 같다. 매출 매입 관리가 안 되면 상점을 정상적으로 운영할 수 없다. 마찬가지로 성공적인 회의를 위해서는 회의록을 반드시 작성해야 한다. 근거를 남겨 추후 자료로 활용하고 실행 추적 관리가 주된 목적이다.

 

회의록은 작성도 작성이지만 공유하는 게 중요하다. 회의록을 원칙에 따라 공유하면 여러 가지 부가적인 효과를 얻을 수 있다. 이를테면 객관적이고 공정한 업무 처리가 가능하다는 점, 직원들 간의 상호 견제 및 협력이 가능하다는 점을 들 수 있다. 장기간 축적된 자료는 인사 평가나 인재 양성에도 활용할 수 있다. 무엇보다 회의록 공유는 사내 ‘소통 관리’를 위해서 매우 중요하다.

 

이 밖에도 회의는 짧게 자주하고, 되도록 관련자 전원이 참여할 것, 준비는 핵심 자료 위주로 최소화할 것, 실행 위주의 안건을 도출할 것 등이 ‘30분 회의’에서 강조하는 내용이다. 2015년 조직의 변화 혁신을 꾀하고 있는가? 그럼 이 책 <30분 회의>에서 해답을 찾아 보길 권한다.

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